Styrelsehandbok

Beskriver hur styrelsen arbetar i praktiken och kompletterar föreningens stadgar. Syftet är att skapa tydlighet, kontinuitet och ett effektivt styrelsearbete.

1. Styrelsens sammansättning och roller

Styrelsen består av ordförande, kassör och övriga ledamöter enligt stadgarna.

Styrelsen kan inom sig utse särskilda roller, t.ex. vice ordförande eller ansvariga för specifika områden.

Styrelsen kan även utse personer, inom eller utanför styrelsen, att ansvara för vissa uppgifter (t.ex. verksamhet i Rindögården eller kommunikation). Dessa deltar inte i beslut om de inte är ordinarie ledamöter.

2. Möten och arbetsformer

a. Kallelse och agenda

Kallelse skickas i god tid, normalt senast 1–2 veckor före mötet, tillsammans med dagordning och underlag.

b. Mötesledning

Ordföranden leder mötet. Vid frånvaro utses mötesordförande inom styrelsen.

c. Mötesformer

Möten kan hållas fysiskt eller digitalt. Deltagande på distans räknas som närvaro.

d. Närvaro

Ledamot som inte kan delta meddelar detta så snart som möjligt.

3. Beslutsfattande

Styrelsen är beslutsmässig när fler än hälften av ledamöterna är närvarande.

Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Endast ordinarie ledamöter har rösträtt. Övriga kan delta i diskussion men inte i beslut.

Skriftliga yttranden från frånvarande ledamöter får beaktas men räknas inte som röst.

4. Beslut utan möte (per capsulam)

Beslut kan fattas utan möte, t.ex. via e-post. Ett sådant beslut är giltigt om:

• alla ledamöter har fått möjlighet att yttra sig, och
• beslutet stöds av enkel majoritet (om inget annat anges).

Om någon ledamot begär att ärendet tas upp på möte ska beslut inte fattas per capsulam. Beslutet dokumenteras och förs in i nästa protokoll.

5. Protokoll och dokumentation

a. Interna protokoll (fullständiga)

Vid varje möte förs ett fullständigt protokoll för internt bruk. Det ska innehålla:

• fattade beslut,
• ansvarsfördelning,
• relevanta diskussioner vid behov,
• eventuella reservationer.

Det interna protokollet kan innehålla känslig information (t.ex. personuppgifter, avtal eller ekonomiska detaljer).

Protokollet justeras av ordförande och utsedd justerare och färdigställs normalt inom 1–2 veckor.

b. Publika protokoll (sammanfattning)

För extern publicering tas en förenklad version fram. Den publika versionen:

• innehåller beslut och relevant information till medlemmar,
• utesluter eller anonymiserar känslig information,
• ska ge transparens utan att skada individer eller föreningen.

Vid behov kan hela punkter utelämnas.

6. Publicering

Publika protokoll publiceras på föreningens webbplats inom rimlig tid efter justering, normalt inom 1–2 veckor. Styrelsen ansvarar för att publiceringen sker på ett ansvarsfullt sätt.

7. Kommunikation och arbetsverktyg

Styrelsen använder gemensamma verktyg för kommunikation och dokumenthantering. Viktig information ska sparas så att kontinuitet säkerställs över tid.

8. Arbetskultur och förväntningar

Styrelsearbetet bygger på öppenhet, respekt och ansvar. Ledamöter förväntas:

• att förbereda sig inför möten,
• att delta aktivt, och
• att bidra till att beslut genomförs.

9. Intressekonflikter (jäv)

Ledamot ska agera i föreningens intresse. Om en fråga rör en ledamot personligen, närstående eller annan part där det finns risk för intressekonflikt ska detta anmälas.

Vid jäv deltar ledamoten inte i beslutet och bör inte heller delta i diskussionen. Jäv och hur det hanterats ska noteras i protokollet.

10. Ekonomi och ekonomiska rutiner

a. Grundprinciper

Föreningens medel ska hanteras ansvarsfullt och i linje med syftet. Styrelsen ansvarar för ekonomin, kassören för den löpande hanteringen.

b. Budget

Budget tas fram av kassören i samråd med styrelsen och fastställs inför verksamhetsåret. Styrelsen ansvarar för att verksamheten håller sig inom budget.

c. Utgifter och beslut

Utgifter ska normalt rymmas inom budget. Större avvikelser beslutas av styrelsen. Mindre utgifter kan delegeras.

d. Projekt och aktiviteter

Större aktiviteter ska ha en enkel budget och ansvarig person. Utfallet rapporteras till styrelsen.

e. Inköp och utlägg

Inköp ska vara godkända i förväg (om de inte redan omfattas av beslut/budget).

Utlägg ersätts mot kvitto och ska lämnas in inom rimlig tid, normalt inom 1–2 veckor.

f. Bokföring och rapportering

Bokföring sker löpande enligt god sed. Kassören rapporterar regelbundet till styrelsen.

g. Uppföljning

Styrelsen följer upp ekonomin under året. Revisor granskar enligt stadgarna.

11. Uppföljning och revidering

Dokumentet uppdateras vid behov genom styrelsebeslut.